Et medlem af bestyrelsen udpeges til at have det overordnede ansvar for stævneudvalget i svømmeforeningen.

Det nødvendige antal forældre fra konkurrenceafdelingen udpeges til at udføre opgaverne i stævneudvalget.

Medlemmer af stævneudvalget optjener 5 forældrepoint halvårligt.

Udvalget består i af:

• Jan Samson (Repræsentant fra bestyrelsen), jsamson954@gmail.com
• Pia Haugbølle (WinGrodan-ansvarlig, stævnetilmelding, stævnesekretær), piahaugbolle@gmail.com
• Lotte Hjort Jørgensen (Officialkoordinator, forældrepoint, stævnekalender), lotte@dronningvej.dk
• Susanne Meyer (forhåndstilmelding), susanne.meyer@hotmail.com
• Tina Nørby (bookning af transport, overnatning, forplejning), tinanorby@volo.dk
• Christina Kaas, familienkaas@msn.com
• Søren Kobbernagel, soren@famk.dk

Årshjul

Stævneudvalg
Stævneudvalget tager sig af de praktiske og koordinerende opgaver, som går forud for enhver ekstern stævnedeltagelse samt enhver intern stævneafholdelse. Stævneudvalget er desuden ansvarligt for bemanding af stævnekontoret og stævnesekretariatet under interne stævner.

Officialkoordinator
Officialkoordinatoren sørger for, at Hørsholm Svømmeforening stiller med de officials til interne og eksterne stævner, der kræves, alt efter hvor mange svømmere Hørsholm Svømmeforening har tilmeldt stævnet. Herudover sørger officialkoordinatoren for at skaffe det nødvendige antal holdledere til interne og eksterne stævner.
Officialkoordinatoren optjener 6 forældrepoint halvårligt.

Wingrodan/stævnesekretær
Den WinGrodan-ansvarlige og Stævnesekretæren er typisk en og samme person, som sørger for, at Hørsholm Svømmeforening tilmeldes interne og eksterne stævner til tiden overfor svoem.org og eksterne klubber og er til stede med WinGrodan-programmer til interne stævner. Stævnesekretæren indtaster tider i WinGrodan under stævnet.
Den WinGrodan-ansvarlige/Stævnesekretæren er medlem af stævneudvalget og optjener 6 forældrepoint halvårligt.

Stævneudvalg
• Udarbejde og løbende opdatere den samlede stævneoversigt på hjemmesiden.
• Forhåndstilmelding samt endelig tilmelding til eksterne stævner.
• Bookning af transport, overnatning og evt. forplejning ved større eksterne stævner.
• Planlægning og afholdelse af interne stævner (klubmesterskab, E47, HS Cup, Svøm Langt, Sponsorstævne, Svømmeskolestævne).
• Bemanding af stævnesekretariat under interne stævner (WinGrodan).
• Bemanding af stævnekontor under interne stævner (klubmesterskab, E47, HS Cup, Svøm Langt, Sponsorstævne, Svømmeskolestævne), herunder:
 Bestille, hente og anrette forplejning til officials samt vin e.lign. til overdommer(e)
 Printe programmer og klargøre officialsmapper
 Hænge programmer og tidsplaner op i hallen
 Indsamle tider fra tidtagerne og bringe dem til stævnesekretariatet
 Hænge resultatlister op i hallen
 Sørge for snacks og vand til officials på kanten
 Rydde op i hallen og på stævnekontoret efter stævnet
• Skaffe det fornødne antal officials og holdledere til interne og eksterne stævner.
• Ajourføre en liste over optjente forældrepoint pr. svømmer og sende den til bestyrelsen halvårligt (december og maj).

Official koordinator
• Koordinere bemanding af officials og holdledere til hvert stævne for konkurrenceafdelingen ved at tage fat i forældre til svømmere på de hold, der skal deltage i stævnet.
• Være i tæt dialog med den WinGrodan-ansvarlige omkring antallet af deltagende svømmere af hensyn til antal af officials til stævnet.
• Informere den WinGrodan-ansvarlige om navne på de officials fra Hørsholm Svømmeforening, der deltager, samt hvilken type M-kursus de har.
• Kommunikere official- samt holdlederlisten pr. stævne via Sportlas til de hold, der deltager i stævnet.
• Løbende ajourføre en liste over optjente forældrepoint pr. svømmer.
• Halvårligt (december og maj) sendes listen til bestyrelsen, som følger op på evt. manglende optjening af forældrepoint og sørger for, at forældre til svømmere i konkurrenceafdelingen har de nødvendige M-kurser.

Wingrodan/stævnesekretær
• Anmeldelse af interne stævner til svoem.org senest 8 dage før stævnet.
• Sørge for at trænerne får information om både interne og eksterne stævner, så de i god tid kan sende deres tilmeldinger retur til den WinGrodan-ansvarlige. Fristen vil altid være en del dage før officiel frist.
• Være i tæt dialog med officialkoordinatoren vedr. officials, som sendes til eksterne klubber typisk samtidig med anmeldelsesfilen.
• Kommunikere startlister og invitationer pr. stævne via Sportlas til de hold, der skal til stævne.
• Udtrække nåletider til nåleudvalget (efter hvert stævne).
• Udtrække lister over svømmere med kravtider.

• Eksterne stævner:
Oprette tilmeldinger i WinGrodan-programmerne
Sende anmeldelsesfil og officialstilmelding til ekstern klub
Efterfølgende kontakt med ekstern klub om ændringer, af- og eftertilmelding
Gøre invitationer og resultater tilgængelige på Sportlas
Opdatere resultatfiler i WinGrodan

• Interne stævner:
Tilmeldes senest 8 dage før stævne på svoem.org
Oprette stævne i WinGrodan
Oprette tilmeldingerne fra trænerne
Lave startlister, som lægges på Sportlas og svoem.org
Programlister og tidsplaner gøres klar, så stævnekontor kan kopiere og klargøre officialsmapper og hænge op i hallen til stævnet
Under stævnet – indtaste tider efter godkendelse fra Ledende Tid
Efter afslutning laves samlet resultatfil, som lægges på Sportlas samt RE-fil og back-up, som sendes til svoem.org